Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

2. Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung von DocCloud verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Accountdaten wie E-Mail-Adresse, Nutzer-ID, Login-Anbieter und Sitzungsinformationen.
• Datei- und Dokumentdaten, die Nutzer freiwillig in DocCloud hochladen.
• Dateimetadaten wie Dateiname, Dateigröße, Dateityp, Upload-Zeitpunkt und Ordnerzuordnung.
• Technische Daten wie IP-Adresse, Geräte-/Browserinformationen, Serverlogs, Sicherheitsereignisse und Fehlermeldungen.
• Abo- und Kaufstatus, soweit Plus-, Premium- oder andere kostenpflichtige Funktionen genutzt werden.
• OCR-Daten wie erkannter Dokumenttext, Verarbeitungsstatus und verbrauchte Seiten, wenn die Texterkennung genutzt wird.
• Push-Daten wie Geräte-Token sowie lokal gespeicherte Mitteilungstitel, Inhalte, Typen, Empfangszeiten und Lesestatus.
• Support- und Kontaktinhalte, wenn Nutzer uns kontaktieren.
• Bei Nutzung der Browser-Erweiterung DocCloud Save: aktiv ausgewählte Browser-Inhalte wie Bilder, PDF-Links, Webseiten-Links, Screenshots, Dateinamen, Zielordner, Upload-Status, optionale Freigabelinks sowie ein lokales Verbindungstoken.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung von DocCloud, Nutzerkonto, Login, Cloud-Speicher, Upload, Download und Dateiverwaltung.
• Synchronisierung zwischen mobiler App, Web-App und Browser-Erweiterung.
• Prüfung von Speicherlimits, OCR-Kontingenten, Abo-Status und Berechtigungen.
• Texterkennung, Volltextsuche und Anzeige erkannten Dokumenttexts, soweit OCR genutzt wird.
• Zustellung und lokale Verwaltung ungelesener Push-Nachrichten.
• Sicherung des Dienstes gegen Missbrauch, unbefugte Zugriffe und technische Angriffe.
• Bearbeitung von Supportanfragen und Kommunikation mit Nutzern.
• Speichern von durch Nutzer aktiv ausgewählten Browser-Inhalten über die Browser-Erweiterung DocCloud Save.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels-, steuer- oder nachweispflichtiger Vorgänge.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen an einem sicheren und funktionsfähigen Dienst sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern eine Einwilligung erforderlich ist.

4. Login und Authentifizierung

Für Registrierung und Login nutzen wir Firebase Authentication von Google. Je nach gewählter Login-Methode werden Daten wie E-Mail-Adresse, Firebase User ID, Login-Anbieter sowie technische Authentifizierungsdaten verarbeitet. Bei Login über Google oder Apple können zusätzlich Daten durch den jeweiligen Anbieter verarbeitet werden.

Die DocCloud-Web-App übermittelt nach erfolgreichem Firebase-Login ein Authentifizierungs-Token an das DocCloud-Backend, damit eine sichere DocCloud-Sitzung erstellt und der Zugriff auf Dateien dem richtigen Konto zugeordnet werden kann.

5. Dateiablage und Cloud-Speicher

Dateien, Dokumente und zugehörige Metadaten werden gespeichert, um die von Nutzern gewünschte Cloud-Funktion bereitzustellen. Der Zugriff auf Dateien erfolgt nur nach Authentifizierung und Berechtigungsprüfung. Für Uploads und Downloads können zeitlich begrenzte Zugriffslinks oder vergleichbare technische Verfahren eingesetzt werden.

Nutzer entscheiden selbst, welche Dokumente sie hochladen. Bitte lade keine Dokumente hoch, an denen du keine Rechte hast oder deren Speicherung gegen gesetzliche Pflichten, Rechte Dritter oder diese Nutzungsbedingungen verstößt.

6. OCR und Volltextsuche

Wenn Nutzer die OCR-Funktion verwenden, können unterstützte PDFs und Bilder zur Texterkennung an Microsoft Azure Document Intelligence übertragen werden. Dabei werden das jeweilige Dokument, technische Verarbeitungsdaten und die für die Kontingentabrechnung erforderliche Seitenzahl verarbeitet.

Der erkannte Text, der OCR-Status und die verbrauchte Seitenzahl werden anschließend dem jeweiligen DocCloud-Konto zugeordnet, damit erkannter Text angezeigt und – abhängig vom aktiven Tarif – eine Volltextsuche über Dokumente bereitgestellt werden kann. Tresor-Dateien werden nicht zur OCR-Verarbeitung übertragen.

7. Push-Nachrichten und Mitteilungsübersicht

Wenn Push-Nachrichten aktiviert werden, verarbeitet DocCloud einen gerätebezogenen Push-Token über Firebase Cloud Messaging. Auf dem Gerät können Mitteilungstitel, Inhalt, Typ, Empfangszeit und Lesestatus lokal gespeichert werden, damit die Glocke ausschließlich noch ungelesene Mitteilungen anzeigt. Durch Öffnen einer Mitteilung wird sie lokal als gelesen markiert.

8. Browser-Erweiterung DocCloud Save

Die Browser-Erweiterung DocCloud Save dient ausschließlich dazu, vom Nutzer aktiv ausgewählte Inhalte aus dem Browser in das eigene DocCloud-Konto zu speichern. Dazu können insbesondere Bilder, PDF-Links, Webseiten-Links, Screenshots, Dateinamen, Zielordner und optional erstellte Freigabelinks gehören.

Die Erweiterung speichert lokal die für den Betrieb notwendigen Einstellungen, zum Beispiel die Verbindung zum DocCloud-Konto, die API-Adresse, den gewählten Standardordner und die Freigabelink-Option. Zur Verbindung mit DocCloud kann ein technisches Verbindungstoken verwendet werden. Dieses Token dient ausschließlich der Authentifizierung gegenüber DocCloud und wird nicht an Dritte verkauft oder zu anderen Zwecken verwendet.

DocCloud Save scannt keine Webseiten im Hintergrund, liest keine Downloads automatisch aus, analysiert keine E-Mails, erstellt keinen Browserverlauf und überwacht keine Browseraktivitäten. Inhalte werden nur übertragen, wenn Nutzer aktiv eine Speicherfunktion auslösen, zum Beispiel per Rechtsklick, über das Erweiterungs-Popup oder durch Speichern eines Screenshots.

Wenn Nutzer über die Erweiterung Inhalte speichern, werden diese Inhalte an die DocCloud-API übermittelt und anschließend im jeweiligen DocCloud-Konto gespeichert. Für diese Verarbeitung gelten dieselben Grundsätze wie für Uploads über Web-App oder mobile App.

9. Abos, Käufe und Zahlungsstatus

Kostenpflichtige Funktionen können je nach Plattform über Apple App Store, Google Play oder zukünftig weitere Zahlungsanbieter abgewickelt werden. Zahlungsdaten werden grundsätzlich durch den jeweiligen Zahlungs- oder Store-Anbieter verarbeitet. DocCloud verarbeitet den erforderlichen Kauf-, Produkt- und Abo-Status, um Plus-, Premium- oder andere berechtigte Funktionen freizuschalten.

10. Empfänger und Dienstleister

Zur Bereitstellung von DocCloud können wir Dienstleister einsetzen, insbesondere:

• Hosting- und Serveranbieter für Website, Web-App und Backend.
• Google Firebase für Authentifizierung und technische App-Dienste.
• Microsoft Azure für Cloud-Speicher, damit verbundene Infrastruktur und – soweit genutzt – OCR über Azure Document Intelligence.
• Apple und Google für App-Store-, Login- oder Abo-Funktionen, soweit diese genutzt werden.
• Support-, Sicherheits- oder Monitoring-Dienstleister, soweit dies für Betrieb und Fehlerbehebung erforderlich ist.

Dienstleister werden, soweit erforderlich, vertraglich eingebunden und nur im erforderlichen Umfang eingesetzt.

11. Drittlandübermittlungen

Bei der Nutzung internationaler Dienstleister kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. In solchen Fällen achten wir darauf, dass geeignete Garantien wie Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder vergleichbare Schutzmechanismen bestehen, soweit dies rechtlich erforderlich ist.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Account- und Dateidaten werden grundsätzlich für die Dauer der Nutzung des Kontos gespeichert. Nach Löschung eines Kontos oder einzelner Dateien werden die Daten gelöscht oder gesperrt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Sicherheitsinteressen oder technische Wiederherstellungsfristen entgegenstehen.

13. Serverlogs und Sicherheit

Beim Aufruf der Website, Web-App oder API können technische Zugriffsdaten verarbeitet werden, zum Beispiel IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, Statuscode, Browserinformationen und Fehlermeldungen. Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch.

14. Cookies, lokale Speicherung und ähnliche Technologien

DocCloud kann technisch notwendige lokale Speichermechanismen verwenden, zum Beispiel zur Speicherung einer Sitzung, eines Login-Status, der Browser-Erweiterungs-Verbindung, lokaler Einstellungen, ungelesener Push-Mitteilungen oder sicherheitsrelevanter Informationen. Soweit zukünftig Analyse-, Marketing- oder Tracking-Dienste eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach Maßgabe der gesetzlichen Anforderungen und, soweit erforderlich, nach Einwilligung.

15. Deine Rechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten.
• Berichtigung unrichtiger Daten.
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung.
• Datenübertragbarkeit.
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen.
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.
• Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du uns unter support@doccloud.me kontaktieren.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich DocCloud, technische Abläufe oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.